Est-il important d’avoir une adresse mail professionnelle quand on crée une entreprise ?

Gagnez en crédibilité

De nos jours, lorsqu’on crée une entreprise, il est devenu obligatoire d’avoir une adresse mail pour communiquer facilement avec ses clients et ses fournisseurs. Certains jeunes entrepreneurs se tournent vers une solution de messagerie gratuite, par commodité. C’est toutefois loin d’être la solution idéale, et ce pour de nombreuses raisons. Découvrez les avantages d’avoir votre propre adresse mail professionnelle, et comment en créer une.

Les avantages d’une adresse mail professionnelle

Posséder votre propre adresse mail professionnelle dès le début de votre aventure entrepreneuriale présente de nombreux avantages tant pour vous en tant que dirigeant que pour votre entreprise dans son intégralité.

Augmentez votre crédibilité

Envoyer un e-mail à un client ou à un fournisseur avec une adresse dont l’extension est le nom de votre entreprise et pas celui d’un fournisseur générique (Google, Yahoo, Hotmail…) vous rend bien plus crédible auprès de vos interlocuteurs en tant que dirigeant d’entreprise. Vous apparaissez comme une personne sérieuse et professionnelle, avec qui il serait bon de faire commerce.

Améliorez votre visibilité

Une adresse mail professionnelle avec le nom de votre entreprise en extension promeut votre activité à chaque message que vous envoyez. Par ailleurs, si vous avez créé un site internet avec le nom de domaine correspondant à votre e-mail, vos interlocuteurs pourront aller le consulter très aisément et en apprendre plus sur votre société. Cela augmentera vos chances de recevoir une réponse lorsque vous enverrez des e-mails dans tous les sens, à la recherche de nouveaux prospects. En un mot, cela vous fait de la publicité gratuite.

Centralisez vos correspondances

En disposant de votre propre nom de domaine pour votre adresse e-mail professionnelle, vous pouvez créer plusieurs alias pour compartimenter vos correspondances. Cela vous permet d’avoir une adresse générique (contact@masociété.com), une pour les relations presse (presse@masociété.com), une pour les ressources humaines (rh@masociété.com), etc.

Cela vous donne la possibilité de mieux vous organiser, même si vous venez de créer votre entreprise et que vous êtes encore seul aux manettes. À l’aide d’une solution de messagerie externe, vous pouvez regrouper toutes les adresses sur une même boîte de réception, dans différents onglets, ce qui vous évitera de vous déconnecter puis de vous reconnecter à chaque fois.

Contrôlez vos données et votre stockage

La plupart des solutions de messagerie gratuites traitent les données de vos correspondances et les revendent à des fins commerciales, après les avoir anonymisées. En possédant votre propre adresse mail professionnelle, vous pouvez passer par l’hébergeur de votre choix, qui vous fournira un serveur vraiment protégé contre cela, mais aussi contre les potentielles intrusions malveillantes.

Par ailleurs, une solution payante vous permet d’obtenir un espace de stockage adapté à vos besoins. Les échanges de données sont souvent bien plus élevés pour un professionnel que pour un particulier, et vous ne pouvez pas vraiment vous permettre de manquer de mémoire.

L'importance d'avoir une adresse mail professionnelle

Comment créer une adresse mail professionnelle ?

Après avoir découvert tous les avantages qu’il y a à posséder une adresse mail professionnelle, il est temps pour vous de créer la vôtre ! Voici comment faire, en quelques étapes simples.

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Achetez le nom de domaine

La première étape pour créer votre adresse mail professionnelle est, vous vous en doutez, d’acheter le nom de domaine en question. Si vous n’en possédez pas déjà un, il vous faut trouver un nom de domaine, en faisant bien attention à son orthographe et à sa composition : pas trop long, pas trop compliqué, pas trop de tirets ou de signes spéciaux. En effet, il vous servira à créer votre propre site internet dans le futur, et vous devez déjà penser à son référencement. Vous devez enfin choisir la bonne solution d’hébergement, qui vous permettra d’avoir autant d’adresses mail que vous souhaitez et un serveur sécurisé.

Si vous avez déjà un site internet, la création de votre mail pro est très simple puisqu’il existe déjà ! Vous avez seulement besoin de vous rendre sur votre espace client, de trouver l’onglet correspondant aux comptes email et d’en créer un.

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Configurez votre messagerie professionnelle

La plupart des CMS proposent une méthode similaire pour créer votre première adresse mail professionnelle depuis votre espace client. Nous allons ici nous concentrer sur WordPress, qui est le plus utilisé dans le monde.

La première étape consiste à vous rendre sur l’onglet Comptes de messagerie de votre espace. Remplissez les cases du formulaire (alias de l’adresse email, nom de domaine à utiliser, mot de passe, volume de stockage…), puis cliquez sur Créer un compte. Retournez dans le premier onglet et vérifiez que l’opération s’est bien passée. Vous devriez avoir reçu un message de bienvenue si tout s’est bien déroulé. 

Utilisez une solution de messagerie externe

Pour faciliter la réception et le triage de vos mails professionnels, vous pouvez utiliser une solution de messagerie externe comme Outlook ou Mozilla Thunderbird. Téléchargez le client et ouvrez-le. On vous demandera d’ajouter un nouveau compte de messagerie à l’aide de certaines informations que vous aurez reçues lors de la création de votre adresse mail professionnelle. Vous aurez donc besoin de l’adresse du serveur SMTP et du numéro de port utilisé. Renseignez ensuite un nom d’utilisateur, un mot de passe si besoin, et voilà ! Vous pouvez désormais accéder à vos emails professionnels depuis n’importe quelle plateforme. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire pour centraliser toutes vos correspondances.

La solution de mail professionnel de GoDaddy

GoDaddy vous propose sa solution Messagerie professionnelle incluant un nom de domaine et 50 Go de stockage pour un forfait débutant à 3,99 euros par mois. Cela vous donne accès à une messagerie synchronisée sur tous vos appareils, la possibilité de créer jusqu’à 400 alias, un calendrier partagé entre tous les utilisateurs et la suite Microsoft 365 incluse (seulement dans l’offre Business Premium).

Posséder votre propre adresse mail professionnelle présente de nombreux avantages pour vous, en tant qu’entrepreneur, et pour votre entreprise. Cela augmente votre crédibilité, améliore la visibilité de votre activité et vous donne un meilleur contrôle sur vos correspondances. Par ailleurs, pas besoin d’être un informaticien hors pair pour en créer une, quelques simples étapes suffisent !